Co dokładnie automatyzujemy
Cztery rzeczy. Każdą da się wdrożyć osobno i każda zaczyna się od tego samego pytania: co w Państwa firmie robi co miesiąc ta sama osoba, tymi samymi ruchami.
Obieg dokumentów i KSeF
Faktury przychodzą mailem, w PDF, czasem zdjęciem z telefonu. Ktoś musi je pobrać, nazwać, wrzucić we właściwe miejsce i przepisać dane. Ten etap da się zdjąć z ludzi: dokument trafia z poczty do programu sam, dane zostają odczytane i sprawdzone, a do człowieka wraca tylko to, co wymaga decyzji — nieczytelny skan, brakujący NIP, kwota, która się nie zgadza.
W praktyce oznacza to
- odbieranie załączników z poczty i dysku współdzielonego bez ręcznego pobierania,
- odczyt danych z faktury i sprawdzenie, czy zgadzają się z rejestrem,
- jedną kolejkę wyjątków zamiast szukania błędów po całym miesiącu,
- przygotowanie dokumentów pod KSeF i JPK po stronie programu, z którego Państwo korzystają.
Odpowiedzi dla klientów i przypomnienia
„Czy dostaliście moje faktury?”, „ile mam do zapłaty?”, „do kiedy mam czas?” — te same pytania wracają co miesiąc do tych samych osób. Asystent odpowiada na nie sam: na stronie, w Telegramie albo mailem. O brakujące dokumenty przypomina przed terminem, nie po nim.
W praktyce oznacza to
- odpowiedzi na powtarzalne pytania o status, kwoty i terminy,
- przypomnienia o brakujących dokumentach wysyłane automatycznie,
- przekazanie rozmowy do człowieka, gdy pytanie wykracza poza rutynę,
- zapis każdej rozmowy tam, gdzie Państwo pracują — w arkuszu, poczcie albo systemie.
Integracje
Nie namawiamy na wymianę programów. Łączymy te, które już działają, żeby dane przechodziły między nimi bez człowieka pośrodku. Jeśli program ma API albo eksport danych, umiemy się z nim połączyć — na przykład Comarch ERP Optima, SaldeoSMART, wFirma, Shoper, WooCommerce, Allegro, Base (dawniej BaseLinker), Booksy, Arkusze Google, poczta i dysk współdzielony.
Rozwiązania na zamówienie
Kiedy gotowe narzędzie nie pasuje do procesu, piszemy własne — panel, aplikację albo usługę, która robi dokładnie to, czego brakuje. Osiem takich projektów napisaliśmy od zera; cztery z nich działają dziś jako usługi online i dwa można otworzyć bez logowania.
Czego nie robimy
Rozmowa
Najkrótsza droga do odpowiedzi, czy w Państwa firmie jest co automatyzować, to dwadzieścia minut rozmowy o tym, jak wygląda dziś jeden miesiąc pracy.
Bez formularza i bez zobowiązań.